Kekayaan Kehartabendaan Yang Baik Memerlukan Pengarsipan Yang Baik

Oleh:  Erwito Wibowo*

MEDIAMU.COM - Kepemilikan kehartabendaan berupa tanah dan bangunan wakaf yang dimiliki persyarikatan Muhammadiyah Kotagede, nyaris seluas 43 hektar. Kebanyakan di atas tanah wakaf berdiri bangunan, bisa berupa lembaga pendidikan sekolah maupun lembaga tempat peribadatan seperti masjid.

Aset kekayaan yang demikian besar, berupa bangunan yang merupakan cermin otentik dari sebuah peradaban. Maka dari itu, perlu dikawal melalui dokumentasi pengarsipan. Dengan melakukan dokumentasi pengarsipan, untuk membangun kesadaran, baik persyarikatan Muhammadiyah maupun masyarakat Kotagede dalam ikut serta melestarikan aset bangunan-bangunan sekolah dan masjid yang memiliki sentuhan arsitektur.

Pendokumentasian merupakan upaya pencatatan dan perekaman dalam rangka pengarsipan aset kekayaan bangunan yang dimiliki, dan tentu saja telah jauh masanya ketika wakif mewakafkan. Dalam kegiatan pendokumentasian aset kekayaan kehartabendaan ini, pengarsipannya mencakup dokumentasi secara verbal (deskripsi/narasi) dan dokumentasi secara piktorial (gambar, foto dan video) pada jenis semua aset kekayaan kehartabendaan yang dimiliki.

Pengertian pendokumentasian Aset kekayaan kehartabendaan persyarikatan Muhammadiyah adalah proses, cara, pembuatan dokumen. Dokumen adalah hasil perekaman data yang bertujuan untuk menyajikan informasi atau membuktikan tentang sesuatu hal serta menjadi sumber informasi. Dokumentasi juga bisa dijelaskan sebagai serangkaian kegiatan pengumpulan, pemilihan, pengelolaan dan penyimpanan informasi yang berkenaan dengan pembuatan dokumen.

Adapun mengenai dokumen psitorial adalah dokumen hasil perekaman data yang meliputi pembuatan sketsa, gambar ( tampak, potongan, detail, elevasi, prespektif, denah tata ruang, tata letak, peta, foto, rekaman vide o tentang obyek aset serta kondisi berhubungan dengan obyek aset.

Kemudian, termasuk perekaman data jenis ini sangat penting artinya untuk menampilkan data secara visual, baik tentang fisik obyek beserta lingkungannya maupun untuk menampilkan detail atau kondisi spesifik dari obyek yang didata, dan yang tidak kalah penting adalah pengarsipan melalui dokumentasi verbal yang berupa hasil tulisan uraian kata-kata yang menjelaskan suatu obyek bangunan secara terperinci.

Pengarsipan dokumentasi ini meliputi pencatatan setiap keterangan atau informasi tentang obyek, serta seluruh keterangan yang terkait dengan bangunan aset kekayaan kehartabendaan yang dimiliki. Pencatatan pengarsipan dokumentasi melalui format data sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan pengelohan data secara digital. Data yang dicatat meliputi keterangan tentang latar belakang sejarah kepemilikan awal bangunan, kronologi proses diwakafkan, proses perubahan peruntukan ketika dibangun menjadi bangunan fasilitas untuk apa, seperti apa.

Tindakan langkah berikutnya, karena masalah teknis, ini harus melibatkan anak muda milenial yang berada di ortom, seperti Pemuda Muhammadiyah, Nasyiatul Aisyiyah, Ikatan Pelajar Muhammadiyah dan Angkatan Muda Muhammadiyah, melalui workshop teknis Pengarsipan Dokumentasi Aset Kekayaan Kehartabendaan Berupa Bangunan Persyarikatan Muhammadiyah Kotagede. Kegiatan workshop tersebut meliputi, apa tujuan pengarsipan dokumentasi ini. Prinsip Pendokumentasian. Pendokumentasian di lapangan.

Pendokumentasian di dalam ruangan (studio audio visual). Bentuk Pendokumentasian, berisi : metode, bahan dan alat, langkah kerja. Sedangkan untuk pendokumentasian piktorial, meliputi : pengukuran, metode pengukuran serta pemetaan.

Dengan gagasan pengarsipan dokumentasi ini akan memiliki hasil kegiatan yang bernilai kualitas. Gagasan ini belum pernah dilakukan di lingkungan 14 PCM SE kota Yogyakarta. Dengan memiliki pengarsipan dokumentasi bernilai kualitas akan memicu fastabiqul khoirot sebagai organisasi persyarikatan Muhammadiyah yang berkemajuan.

*Penulis adalah Budayawan